Paluu lomilta: mitä koulu­tusten järjes­täjän kannattaa tehdä ensim­mäi­seksi?

Kesä­loma tarjoaa koulu­tusten järjes­tä­jille tärkeän hengäh­dys­tauon kiireisen arjen keskellä. Kun lomat päät­tyvät ja työpöy­dälle pala­taan, vastassa on usein pitkä lista tehtäviä, vies­tejä, ilmoit­tau­tu­misia ja valmis­te­luja tulevia koulu­tuksia varten. Juuri ensim­mäiset työpäivät loman jälkeen ovat ratkai­sevia: hyvin orga­ni­soitu paluu auttaa käyn­nis­tä­mään syys­kauden tehok­kaasti ja vähentää kiireen tunnetta myöhemmin.

Monilla koulu­tusor­ga­ni­saa­tioilla syksy on vuoden vilk­kainta aikaa. Koulu­tuksia käyn­nistyy, osal­lis­tu­ja­määrät kasvavat ja mark­ki­nointi sekä käytännön järjes­telyt vaativat erityistä huomiota. Siksi kannattaa käyttää hetki koko­nai­suuden tarkas­te­luun ennen kuin sukeltaa yksit­täisten tehtä­vien pariin.

1. Tarkista tule­vien koulu­tusten tilanne

Ensim­mäi­seksi kannattaa luoda koko­nais­kuva tule­vista tapah­tu­mista ja koulu­tuk­sista. Mitkä koulu­tukset ovat lähi­viik­koina käyn­nis­ty­mässä? Onko kaikki tarvit­tavat tilat, koulut­tajat ja mate­ri­aalit varmis­tettu?

Samalla on hyvä tarkistaa: 

• ilmoit­tau­tu­neiden määrät 

• mahdol­liset jono­tus­listat 

• peruu­tukset ja muutokset 

• koulut­ta­jien saata­vuus 

• tapah­tu­mien käytännön järjes­telyt 

Mitä aikai­semmin mahdol­liset puut­teet havai­taan, sitä helpommin ne voidaan korjata ennen koulu­tuksen toteu­tusta.

2.  Käy läpi ilmoit­tau­tu­miset
ja vies­tintä

Loman aikana osal­lis­tujia on saat­tanut ilmoit­tautua koulu­tuk­siin tai lähettää kysy­myksiä, jotka odot­tavat vastausta. Osal­lis­tu­ja­ko­ke­muksen kannalta nopea reagointi on tärkeää

Varmista ainakin, että: 

• kaikki ilmoit­tau­tu­miset ovat rekis­te­röi­ty­neet oikein 

• osal­lis­tujat ovat saaneet vahvis­tus­viestit 

• avoinna oleviin kyse­lyihin on vastattu 

• muis­tutus- ja ennak­ko­viestit ovat ajan­ta­saisia 

Hyvin hoidettu vies­tintä luo luot­ta­musta ja vähentää osal­lis­tu­jien epävar­muutta ennen koulu­tuksen alkua.

3. Päivitä koulu­tus­ka­len­teri
ja verk­ko­sivut

Kesän aikana suun­ni­telmat voivat muuttua. Siksi kannattaa tarkistaa, että verk­ko­si­vuilla julkaistut tiedot vastaavat todel­lista tilan­netta.

Erityi­sesti kannattaa varmistaa: 

• koulu­tusten päivä­määrät 

• hinnat 

• koulut­ta­ja­tiedot 

• koulu­tus­ku­vaukset 

• ilmoit­tau­tu­mis­linkit 

Ajan­ta­sainen tieto helpottaa osal­lis­tu­jien päätök­sen­tekoa ja vähentää asia­kas­pal­ve­luun tule­vien kysy­mysten määrää.

4. Seuraa täyt­tö­as­teita ja käyn­nistä mark­ki­nointi tarvit­taessa

Loman jälkeen on hyvä tarkas­tella koulu­tusten täyt­tö­as­tetta ja arvioida, tarvit­se­vatko jotkin koulu­tukset lisä­nä­ky­vyyttä.

Jos osal­lis­tu­ja­määrät ovat tavoit­teita jäljessä, voidaan vielä: 

• kohdentaa sähkö­pos­ti­mark­ki­nointia 

• julkaista sisäl­töjä sosi­aa­li­sessa mediassa 

• hyödyntää uutis­kir­jeitä 

• akti­voida yhteis­työ­kump­pa­neita 

Riit­tävän aikainen reagointi auttaa varmis­ta­maan koulu­tusten kannat­tavan toteu­tu­misen.

5. Tarkista tavoit­teet ja niiden
toteu­tu­minen

Loman jälkeen on myös hyvä hetki tarkas­tella kuluvan vuoden tavoit­teita ja toteumaa. Miten koulu­tukset ovat menes­ty­neet alku­vuoden aikana? Mitkä koulu­tusai­heet ovat kerän­neet eniten kiin­nos­tusta? Missä olisi kehit­tä­misen varaa?

Tietoon perus­tuva päätök­sen­teko auttaa kohdis­ta­maan resurssit tehok­kaasti tule­viin koulu­tuk­siin ja paran­ta­maan toiminnan tulok­sel­li­suutta.

Vähemmän hallin­nol­lista työtä, enemmän aikaa koulu­tusten
kehit­tä­mi­seen

Moni yllä kuva­tuista tehtä­vistä liittyy tiedon tarkis­ta­mi­seen, osal­lis­tu­jien hallin­taan ja vies­tin­tään. Kun nämä asiat hoide­taan manu­aa­li­sesti useissa eri järjes­tel­missä, työmäärä voi kasvaa huomat­ta­vasti erityi­sesti kiireisen syys­kauden alkaessa.

Data Prisman Kongressi-ohjel­misto auttaa koulu­tusten järjes­täjiä hallit­se­maan koko koulu­tus­pro­sessia yhdessä järjes­tel­mässä. Ilmoit­tau­tu­miset, osal­lis­tu­ja­tiedot, vies­tintä, rapor­tointi ja tapah­tu­mien hallinta löytyvät samasta paikasta, mikä helpottaa koko­nai­suuden seurantaa myös loman jälkeen.

Kun rutiinit ovat auto­ma­ti­soi­tuja ja tiedot helposti saata­villa, koulu­tusten järjes­täjät voivat käyttää enemmän aikaa siihen, mikä on kaik­kein tärkeintä, eli laaduk­kaiden koulu­tusten suun­nit­te­luun ja osal­lis­tu­ja­ko­ke­muksen kehit­tä­mi­seen.

Syys­kauden onnis­tu­minen alkaa hyvästä valmis­tau­tu­mi­sesta. Oikeilla työka­luilla paluu lomalta voi olla huomat­ta­vasti suju­vampi ja stres­sit­tö­mämpi.

Kysy meiltä, kuinka voisimme auttaa koulu­tusten hallin­nassa.