Kesä tulee joka vuosi suunnilleen samaan aikaan, mutta silti se onnistuu yllättämään monet koulutusten järjestäjät.
Kevätkausi on usein täynnä viimeisiä toteutuksia, osallistujaviestintää ja samaan aikaan pitäisi jo kääntää katse syksyyn. Kun tähän yhdistyy odotetun lomakauden alkaminen, syntyy helposti tunne, että kaikki jää vähän kesken.
Hyvä uutinen on se, että pienillä, oikea-aikaisilla teoilla kesästä saa huomattavasti rauhallisemman ja syksystä selkeästi vahvemman.
Kokosimme tähän seitsemän käytännön tapaa, joilla voit varmistaa, että asiat eivät jää roikkumaan.
1. Lukitse kevään viimeisten koulutusten tilannekuva
Ennen kuin ajatukset siirtyvät kokonaan lomaan tai syksyyn, pysähdy hetkeksi katsomaan missä nyt mennään.
Pelkkä osallistujamäärä ei vielä kerro kokonaiskuvaa. Kannattaa vilkaista ainakin koulutusten täyttöasteet, peruutusten määrä ja se, mitkä koulutukset täyttyivät helposti ja mitkä vaativat enemmän työtä.
Tämä ei ole iso analyysi, vaan nopea tilannekuva, joka kannattaa tehdä nyt. Tämä tieto auttaa myöhemmin ymmärtämään, mikä viime kuukausina toimi ja mikä ei.
2. Varmista, että osallistujaviestintä toimii myös kesällä
Kesällä ilmoittautumisia voi tulla yllättävän paljon, vaikka toiminta muuten hiljenee.
Osallistujan näkökulmasta tärkeintä on, että hän saa heti selkeän vahvistuksen ja tietää mitä seuraavaksi tapahtuu. Jos viestintä katkeaa tai viivästyy, kokemus kärsii nopeasti.
Moni on helpottanut tätä rakentamalla automaattiset vahvistukset ja muistutukset. Kun perusviestintä toimii ilman käsityötä, kesä ei kuormita samalla tavalla.
3. Kerää palaute heti kun koulutus päättyy
Yksi yleisimmistä asioista, joka siirtyy “tehdään myöhemmin” ‑listalle, on palautteen kerääminen. Valitettavasti myöhemmin tarkoittaa usein sitä, että vastausprosentti jää matalaksi tai palaute unohtuu kokonaan.
Paras hetki kerätä palaute on heti koulutuksen jälkeen, kun kokemus on tuore. Jo muutama hyvin muotoiltu kysymys antaa arvokasta tietoa siitä, mikä toimi ja mitä kannattaa kehittää.
4. Tunnista kevään kysytyimmät koulutukset nyt
Tämä on yksi tärkeimmistä kohdista, mutta yllättävän usein se jää tekemättä.
Mitkä koulutukset täyttyivät nopeasti. Missä oli eniten kiinnostusta jo ennen toteutusta. Mitkä aiheet selvästi vetivät osallistujia.
Tämä ei ole arvailua vaan tieto löytyy teiltä jo valmiiksi. Kun tunnistat kysynnän nyt, sinun on huomattavasti helpompi rakentaa syksyn tarjonta oikein.
5. Nosta syksyn koulutukset näkyviin jo ennen lomia
Vaikka ostaminen hiljenee kesällä, suunnittelu ei silti lopu.
Moni selaa koulutustarjontaa jo kesän aikana ja tekee päätöksiä heti lomien jälkeen. Jos syksyn koulutukset ovat näkyvissä hyvissä ajoin, olet mukana näissä valinnoissa.
Tämä on yksinkertainen mutta tehokas tapa varmistaa, että syksy ei ala tyhjästä.
6. Siivoa ja varmista osallistujadata
Kesä on hyvä hetki tehdä pieni “digisiivous”.
Onko osallistujatiedoissa puutteita? Onko päällekkäisiä tietoja? Löytyykö kaikki tarvittava raportointia ja viestintää varten?
Hyvin hoidettu data ei näy asiakkaalle suoraan, mutta se näkyy sujuvana tekemisenä ja parempina päätöksinä. Samalla varmistat, että syksyllä ei tarvitse käyttää aikaa perusasioiden korjaamiseen.
Moni asiakkaamme on huomannut, että kun kaikki osallistujadata on yhdessä paikassa ja helposti hyödynnettävissä, nämä tarkistukset käyvät nopeasti ja ilman erillistä selvitystyötä.
7. Sovi yksi asia valmiiksi syksyä varten
Kaikkea ei tarvitse ratkaista ennen lomaa.
Riittää, että päätätte yhden konkreettisen asian, jolla viette toimintaa eteenpäin syksyllä. Se voi olla uusi koulutusteema, uusi kohderyhmä tai vaikka uusi tapa toteuttaa koulutus.
Tärkeintä on, että jotain on jo liikkeellä. Se tekee syksyn aloituksesta huomattavasti kevyemmän.
Lopuksi
Kesään valmistautuminen ei vaadi suuria projekteja. Usein riittää, että tekee muutaman oikean asian oikeaan aikaan. Kun kevään kokonaisuus on hallussa, viestintä toimii ja tärkeimmät opit on tunnistettu, kesä tuntuu rauhallisemmalta ja syksy alkaa selkeämmältä pohjalta.
Seuraavassa blogissa jatkamme tästä eteenpäin ja katsomme tarkemmin, mitä kevään data oikeasti kertoo ja miten sitä kannattaa hyödyntää syksyn suunnittelussa.
Kysy meiltä, kuinka voisimme auttaa koulutusten hallinnassa.