Kesä tarjoaa harvinaisen hetken pysähtyä.
Kevään kiireet ovat takana, kalenteri on hetkeksi rauhoittunut ja arjessa on tilaa ajatella asioita pidemmälle. Juuri siksi nyt on paras aika tehdä yksi asia, joka jää monessa organisaatiossa tekemättä.
Mitä kevät oikeastaan opetti meille?
Kevään aikana on kertynyt valtava määrä tietoa: koulutuksia on pidetty, osallistujia on ollut ja palautetta on kertynyt. Silti tämä kokonaisuus jää usein hyödyntämättä. Ei siksi, ettei se olisi arvokasta, vaan siksi ettei arjessa löydy sopivaa hetkeä pysähtyä.
Kesä tarjoaa siihen hetken.
Eikä kyse ole raskaasta analyysistä tai monimutkaisista raporteista. Riittää, että esittää muutaman oikean kysymyksen. Niiden avulla kevään tapahtumista alkaa muodostua selkeä kuva ja samalla suunta syksyyn.
1. Mitkä koulutukset oikeasti kiinnostivat?
Usein muistamme ne koulutukset, jotka tuntuivat onnistuneilta. Mutta kun asiaa katsoo datan kautta, kuva tarkentuu.
Mitkä koulutukset täyttyivät nopeasti? Missä ilmoittautumisia tuli tasaisesti jo hyvissä ajoin? Entä mitkä jäivät vajaiksi tai vaativat viime hetken markkinointia?
Tämä kertoo kysynnästä paljon enemmän kuin pelkkä osallistujamäärä. Se auttaa ymmärtämään, mitkä aiheet todella vetävät puoleensa ja missä kiinnostus syntyy helpommin.
Kun tämä on kirkasta, syksyn suunnittelu ei perustu arvailuun vaan havaintoihin.
2. Missä ja milloin peruutuksia tapahtui?
Peruutukset ovat osa koulutustoimintaa, mutta niissä on usein selkeitä toistuvia ilmiöitä.
Tapahtuivatko peruutukset viimeisinä päivinä ennen koulutusta? Painottuivatko ne tiettyihin koulutuksiin tai ajankohtiin? Oliko mukana tiettyjä osallistujaryhmiä, joilla peruutuksia tuli enemmän?
Kun tätä katsoo hetken rauhassa, löytyy usein pieniä mutta merkityksellisiä oivalluksia. Niiden avulla voi muuttaa viestintää, aikatauluja tai vaikka käytäntöjä niin, että tilanne paranee jo syksyllä.
3. Ketkä oikeasti osallistuivat?
Ilmoittautuneet ja osallistuneet eivät ole aina sama asia.
Kun katsoo tarkemmin, ketkä lopulta osallistuivat koulutuksiin, alkaa hahmottua kuva siitä, keitä oikeat osallistujat ovat. Minkä tyyppiset organisaatiot, roolit tai taustat korostuvat.
Tämä auttaa kohdentamaan viestintää ja tarjontaa tarkemmin. Samalla voi huomata uusia mahdollisuuksia, joita ei olisi muuten tullut ajatelleeksi.
4. Mitkä ajankohdat toimivat parhaiten?
Kevään aikana kertyy yllättävän paljon tietoa siitä, millaiset ajankohdat toimivat.
Mitkä viikonpäivät täyttyivät helpoimmin? Oliko aamu- vai iltapäiväkoulutuksilla eroa? Näkyikö kausivaihtelua kevään edetessä?
Tämä on sellaista hiljaista tietoa, joka helposti jää hyödyntämättä. Kun sen ottaa mukaan suunnitteluun, osallistujien on helpompi sitoutua ja koulutukset täyttyvät sujuvammin.
5. Mitä palaute oikeastaan kertoo?
Palautetta kerätään usein, mutta sitä hyödynnetään vaihtelevasti.
Keskiarvojen sijaan kannattaa pysähtyä hetkeksi lukemaan, mitä osallistujat oikeasti sanovat. Toistuvatko tietyt kiitokset tai kehitysehdotukset? Nouseeko esiin asioita, jotka vaikuttavat kokemukseen enemmän kuin muut?
Juuri nämä havainnot ovat arvokkaimpia. Ne kertovat, mikä tekee koulutuksesta onnistuneen osallistujan näkökulmasta.
Mitä tästä kannattaa tehdä käytännössä?
Kun nämä asiat käy läpi rauhassa, syntyy usein selkeä tunne siitä, mitä kannattaa tehdä seuraavaksi.
Jotain kannattaa ehkä tehdä vähemmän. Jotain kannattaa tehdä lisää. Ja jotain uutta voi olla hyvä kokeilla.
Tärkeintä on, että päätökset eivät jää yleiselle tasolle. Riittää, että valitsee muutaman konkreettisen asian, jotka viedään käytäntöön syksyllä.
Moni asiakkaamme on kertonut, että suurin muutos syntyy jo siitä, että tieto on helposti saatavilla yhdessä paikassa. Kun osallistujadata, ilmoittautumiset ja palaute muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, oivallukset syntyvät yllättävän vaivattomasti.
Lopuksi
Kesä ei ole vain tauko koulutustoiminnassa.
Se on mahdollisuus katsoa rauhassa taaksepäin ja tehdä pieniä mutta merkityksellisiä oivalluksia. Kun kevään opit ovat kirkkaana mielessä, syksyyn on helpompi lähteä luottavaisesti.
Ja usein riittää, että tekee muutaman asian hieman paremmin kuin viimeksi.
Kysy meiltä, kuinka voisimme auttaa koulutusten hallinnassa.
