Tapah­tuman ensi­vaikutelma syntyy jo ilmoit­tau­tu­mi­sesta

Tapah­tuma alkaa osal­lis­tu­jalle paljon ennen kuin hän saapuu paikalle tai avaa etäyh­teyden. Ensim­mäinen todel­linen kohtaa­minen on usein ilmoit­tau­tu­minen.

Siksi ilmoit­tau­tu­mista ei kannata ajatella vain lomak­keena, jolla kerä­tään nimi, sähkö­pos­tio­soite ja lasku­tus­tiedot. Se on osa tapah­tuman asia­kas­ko­ke­musta ja samalla ensim­mäinen mahdol­li­suus vakuuttaa osal­lis­tuja siitä, että tapah­tuma on hyvin järjes­tetty.

Parhaim­mil­laan ilmoit­tau­tu­minen on niin helppoa, ettei siihen juuri kiin­nitä huomiota. Huonoim­mil­laan se herättää kysy­myksiä jo ennen kuin tapah­tuma on edes alkanut.

Sujuva ilmoit­tau­tu­minen tekee
osal­lis­tu­mi­sesta helppoa

Osal­lis­tuja haluaa yleensä vain päästä mukaan tapah­tu­maan mahdol­li­simman vaivat­to­masti.

Ilmoit­tau­tu­misen pitäisi siksi olla selkeä ja suora­vii­vainen. Mitä tapah­tu­maan kuuluu? Mitä osal­lis­tu­minen maksaa? Mitä tietoja tarvi­taan? Voiko samalla valita ohjelmaa, ruoka­va­liota tai muita palve­luita?

Kaikkea mahdol­lista tietoa ei myös­kään tarvitse kysyä heti. Pitkä ilmoit­tau­tu­mis­lo­make lisää helposti tunnetta siitä, että osal­lis­tu­minen vaatii enemmän vaivaa kuin pitäisi.

Hyvä peri­aate on yksin­ker­tainen: kysy vain sellaista tietoa, jota todella tarvi­taan osal­lis­tujan palve­le­mi­seen tai tapah­tuman järjes­tä­mi­seen.

Vahvistus kertoo, että kaikki on kunnossa

Ilmoit­tau­tu­misen jälkeen osal­lis­tujan ei pitäisi joutua miet­ti­mään, menikö ilmoit­tau­tu­minen varmasti perille.

Selkeä vahvis­tus­viesti antaa heti varmuuden siitä, että kaikki on kunnossa. Samalla voidaan kertoa tärkeimmät seuraavat asiat: tapah­tuman aika ja paikka, mahdol­liset valmis­tau­tu­mis­oh­jeet sekä se, milloin osal­lis­tuja kuulee tapah­tu­masta seuraavan kerran.

Tässä vaiheessa syntyy helposti tunne hyvin järjes­te­tystä tapah­tu­masta.

Myös myöhempi vies­tintä kannattaa suun­ni­tella osaksi samaa koko­nai­suutta. Muis­tutus muutamaa päivää ennen tapah­tumaa, mahdol­liset ohjel­ma­päi­vi­tykset ja käytännön ohjeet auttavat osal­lis­tujaa ja vähen­tävät samalla järjes­täjän saamien kysy­mysten määrää.

Osal­lis­tuja ei halua syöttää samoja tietoja uudel­leen

Monelle tapah­tu­ma­jär­jes­tä­jälle osal­lis­tujat ovat myös asiak­kaita, jäseniä, koulu­tuk­siin osal­lis­tuvia henki­löitä tai muita orga­ni­saa­tion tuttuja kontak­teja. Silloin on turhaut­tavaa, jos sama henkilö joutuu täyt­tä­mään samat perus­tiedot jokai­sella ilmoit­tau­tu­mis­ker­ralla uudel­leen.

Hyvä tapah­tu­ma­jär­jes­telmä pystyy hyödyn­tä­mään jo olemassa olevaa asia­kas­tietoa ja samalla täyden­tä­mään sitä tapah­tuman yhtey­dessä synty­vällä uudella tiedolla.

Tämä helpottaa osal­lis­tujan arkea, mutta siitä hyötyy myös järjes­täjä. Tietoja ei tarvitse siirtää käsin järjes­tel­mästä toiseen, eikä samoista ihmi­sistä synny useita rinnak­kaisia asia­kas­re­kis­te­reitä.

Ilmoit­tau­tu­minen on myös järjes­täjän työvä­line

Osal­lis­tu­jalle ilmoit­tau­tu­minen näkyy ehkä vain lyhyenä verk­ko­lo­mak­keena. Järjes­täjän näkö­kul­masta se käyn­nistää kuitenkin paljon muutakin.

Ilmoit­tau­tu­misen perus­teella voidaan esimer­kiksi muodostaa osal­lis­tu­ja­lis­toja, seurata tapah­tuman täyt­ty­mistä, hallita maksuja, lähettää vies­tejä, tehdä nimi­kort­teja, kerätä ohjel­ma­va­lin­toja ja siirtää tietoja tai talous­hal­linnon järjes­tel­miin.

Mitä enemmän nämä asiat tapah­tuvat auto­maat­ti­sesti, sitä vähemmän järjes­täjän tarvitsee yllä­pitää rinnak­kaisia Excel-taulu­koita tai kopioida tietoja paikasta toiseen.

Samalla virheiden mahdol­li­suus pienenee.

Kongres­sissa ilmoit­tau­tu­minen on osa koko­nai­suutta

Kongressi on tapah­tu­man­hal­lin­ta­jär­jes­telmä, jossa ilmoit­tau­tu­minen yhdistyy saumat­to­masti tapah­tuman muihin vaihei­siin. Ilmoit­tau­tu­mista ei nähdä irral­li­sena lomak­keena, vaan osana tapah­tuman koko elin­kaarta.

Sama tieto voi kulkea ilmoit­tau­tu­mi­sesta osal­lis­tu­ja­hal­lin­taan, vies­tin­tään, maksa­mi­seen, lasku­tuk­seen, rapor­toin­tiin ja tarvit­taessa myös muihin järjes­tel­miin.

Järjes­täjä näkee ajan­ta­sai­sesti, ketkä ovat ilmoit­tau­tu­neet ja mitä he ovat valin­neet. Osal­lis­tu­jille voidaan lähettää tapah­tu­maan liit­tyviä vies­tejä ja muis­tu­tuksia, ja tapah­tuman jälkeen samaa tietoa voidaan hyödyntää palaut­teissa, rapor­toin­nissa ja tule­vien tapah­tu­mien suun­nit­te­lussa.

Tavoit­teena on yksin­ker­tainen asia: osal­lis­tu­jalle ilmoit­tau­tu­minen on helppoa ja järjes­tä­jälle tapah­tuman hallinta mahdol­li­simman sujuvaa.

Hyvä tapahtuma­kokemus syntyy pienistä asioista

Osal­lis­tuja ei vält­tä­mättä koskaan tiedä, kuinka monta järjes­telmää tai työvai­hetta tapah­tuman taus­talla on. Eikä hänen tarvit­se­kaan.

Hän huomaa kuitenkin nopeasti, jos ilmoit­tau­tu­minen on hankalaa, vahvis­tusta ei kuulu tai tapah­tuman käytännön tiedot ovat epäselviä.

Vastaa­vasti helppo ilmoit­tau­tu­minen, oikea-aikaiset viestit ja tunne siitä, että järjes­täjä tietää mitä tekee, raken­tavat luot­ta­musta jo ennen tapah­tumaa.

Siksi ilmoit­tau­tu­minen kannattaa nähdä ensim­mäi­senä osana hyvää tapah­tu­ma­ko­ke­musta, ei vain pakol­li­sena vaiheena ennen sitä.

Kun alku on helppo, myös odotukset itse tapah­tumaa kohtaan ovat korkealla.

Kongressi auttaa hallit­se­maan tapah­tuman koko polun ilmoit­tau­tu­mi­sesta osal­lis­tu­ja­vies­tin­tään, maksuihin, rapor­toin­tiin ja tapah­tuman jälkei­siin toimen­pi­tei­siin. Kun rutiinit hoituvat yhdessä koko­nai­suu­dessa, järjes­tä­jälle jää enemmän aikaa siihen kaik­kein tärkeim­pään: onnis­tu­neen tapah­tuman teke­mi­seen.

Kysy meiltä, kuinka voisimme auttaa suju­voit­ta­maan tapah­tu­miisi ilmoit­tau­tu­mista!