Ohjelmisto erilaisten tapahtumien osanottajien, luennoitsijoiden, tilojen ja talouden hallintaan.

Kongressin vihjeitä tapahtumien ja koulutusten järjestäjille




VIHJE 11: Helpotusta laskutukseen

On monia tapoja periä maksu asiakkaalta. Perinteisin tapa on laskutus, jossa yritys hoitaa laskutuksensa kokonaisuudessaan itse. Laskujen tulostaminen, kuorittaminen ja toimittaminen postin kuljetettavaksi vievät kuitenkin paljon aikaa, joten laskutuksen helpottamiseksi on keksitty sähköisempiä vaihtoehtoja. Sähköiset maksutavat säästävät aikaa ja vaivaa. Maksujen kirjautuminen tilille nopeutuu, ja moni asiakas ei enää edes huoli paperilaskua. Toisaalta paperilaskujen kannattajiakin löytyy.

Sähköisen laskutuksen termiviidakko

Lasketukseen liittyvä terminologia ei ole aina selvää kaikille osapuolille. Alla on pikajohdatus paperilaskua nykyaikaisempiin tapoihin.

Sähköinen lasku, verkkolasku, e-lasku: Termeillä sähköinen lasku, verkkolasku ja e-lasku tarkoitetaan puhekielessä yleensä samaa asiaa. Verkkolasku on sähköinen lasku, joka toimitetaan laskuttajan järjestelmästä asiakkaan järjestelmään täysin sähköisesti. Kuluttajalaskutuksessa vastaanottosovelluksena toimii verkkopankkipalvelu ja laskusta käytetään nimitystä e-lasku.

Verkkolasku/paperilasku: Jos asiakas tahtoo saada laskun paperisena, voidaan laskun tulostus ulkoistaa esim. pankille. Tällöin lasku toimitetaan sähköisessä muodossa pankkiin, joka verkkopankkiin siirtämisen sijaan tulostaa laskun ja toimittaa sen postin kuljetettavaksi.

Sähköpostilasku: Sähköpostilaskulla tarkoitetaan laskun toimittamista sähköpostiviestinä tai sen liitteenä.

Verkkomaksu: Verkkomaksulla eli nappimaksulla asiakas maksaa palvelun tilausvaiheessa. Tällöin asiakkaalle ei tarvitse lähettää laskua lainkaan, vaan suoritus kirjautuu laskuttajan tilille suoraan.

Luottokorttimaksu: Luottokorttimaksu on verkkomaksun laajennus, jossa verkkopankkimaksun sijaan maksetaan luottokortin tiedoilla. Nykyään myös luottokorttimaksut hyväksytetään usein asiakkaan verkkopankkitunnuksilla, mikä tekee niistä luotettavampia käyttää.

Laskutuksen monet mahdollisuudet Kongressissa

Kongressi tukee kaikkia yllämainittuja maksatuksen tapoja. Helpoin ja kustannustehokkain tapa on käyttää verkkomaksua. Tämä ei kuitenkaan käy silloin, kun osallistuja ei maksa laskua itse tai hänellä ei ole mahdollisuutta maksaa laskua organisaationsa nimissä. Tällöin vaihtoehdot ovat joko tulostaa ja postittaa laskut itse, lähettää ne sähköpostin liitteenä tai hoitaa laskutus verkkolaskuina.

Kun laskutettavia on paljon, kannattaa laskujen lähetys ulkoistaa. Kongressiin on integroitu laskujen välitys- ja tulostuspalvelu. Tämä tarkoittaa sitä, että Kongressiasiakkaiden laskut voidaan koota käsiteltäviksi Nordean laskujen tulostus- ja välityspalveluun. Varsinaisen tulostuspalvelun tuottaa Nordea.

Kysy lisää ja pyydä demo.