Vinkkejä tapahtumanjärjestäjille

Ryhmäilmoittautuminen, hallittu haaste?

Ryhmäilmoittautuminen, hallittu haaste?

Oletko koskaan törmännyt tilanteeseen, jossa olet ottanut ilmoittautumisia vastaan puhelimen tai sähköpostin kautta? Jälkeenpäin olet ehkä huomannut, että osa ilmoittautuneiden tiedoista puuttuvat. Entä löytyykö kaikille ilmoittautuneille tilaa vai tulikohan luvattua liikoja?

Tiedot yksiin kansiin

Paras tapa käsitellä ilmoittautumisia on koota ne yhteen järjestelmään, ja vielä niin, että osallistujat ilmoittautuvat itse suoraan netin kautta. Näin säästetään kallista työaikaa, kun aikaa vievä puhelin- ja sähköpostiliikenne jää vähemmälle. Samalla varmistetaan, että kaikki tarpeellinen tieto on annettu eikä puuttuvia tietoja tarvitse metsästää osallistujilta jälkeenpäin.

Sähköinen ilmoittautuminen takaa tiedon laadun

Laadukkaasta tiedosta hyötyvät sekä tapahtuman järjestäjät että osallistujat. Järjestäjät varmistavat ruokarajoitteet ja muut tapahtuman onnistumisen kannalta tärkeät asiat ilmoittautumislomakkeen avulla. Tiedot eivät unohdu muistilapulle, vaan tallentuvat suoraan järjestelmään, josta ne saadaan raporteiksi. Kasvissyöjäkään ei joudu tyytymään pihviannokseen, kun tieto rajoitteesta kulkee keittiöön saakka. Kiintiöiden avulla varmistetaan, ettei harmillisia ylibuukkauksia tapahdu. Näin ilmoittautujakin saa heti varmennetun tiedon majoitusvarauksista ja osallistumisista.

Ryhmät Kongressin ilmoittautumislomakkeella

Kongressin ilmoittautumislomakkeen kautta ilmoittautuvat niin ryhmät kuin yksittäisetkin henkilöt. Ryhmien ilmoittautuminen eroaa yhden henkilön ilmoittautumisesta vain niin, että tietoa syötetään enemmän. Jokaisesta ryhmän jäsenestä kysytään tarvittavat perustiedot. Perustietona voidaan kysyä myös ruokarajoitteita. Kullekin ryhmän jäsenelle on myös mahdollista valita omat tilaus- ja osallistumistiedot. Tilauksille voi asettaa minimi- ja maksimimäärät. Näiden avulla voidaan esimerkiksi varmistaa, että jokaiselle osallistujalle lisätään osallistumismaksu.

Majoitustiedot löytyvät ilmoittautumislomakkeen kautta. Lomake etsii vapaat majoitusvaihtoehdot annettujen tietojen perusteella. Listalta valitaan halutut kohteet ja valmiilta osallistujalistalta kohteisiin majoittuvat henkilöt. Ryhmän henkilöt voivat siis majoittua eri kohteisiinkin, jos yhdestä paikasta ei löydy tilaa koko ryhmälle.

Lähetä kaverille



Kysy lisää ja pyydä demo.