Vinkkejä tapahtumanjärjestäjille

Kolminkertaista omat voimasi tapahtuman järjestämisessä

Kolminkertaista omat voimasi tapahtuman järjestämisessä

Kun järjestetään suuria kansainvälisiä tapahtumia, niihin odotetaan paljon osallistujia. Yksi hyvä keino herättää potentiaalisten osallistujien kiinnostus on lähettää heille alennuskoodi, jolla saa alennuksen vaikkapa osallistumismaksusta. Toinen vaihtoehto on asettaa early bird -hinnat, jotka ovat voimassa ennen tiettyä päivämäärää.

Hyvän markkinointikampanjan jälkeen kansainväliseen tapahtumaan voi tulla osallistujia eri maista ja eri aikavyöhykkeiltä. Tällöin on hyvä käyttää automaattista ilmoittautumislomaketta, joka mahdollistaa rekisteröitymisen mihin aikaan tahansa. Osalla voi olla aikaa ilmoittautua vasta työpäivän jälkeen illalla, joten heille online-ilmoittautumislomake on myös hyvä vaihtoehto.

Seminaarit sisältävät tavallisesti useita luentoja ja tapahtumanjärjestäjälle on tärkeää tietää etukäteen ketkä ilmoittautuivat mihinkin. On myös kiinnostavaa seurata, kuka on suosituin luennoitsija, ja osallistujamäärän mukaan voidaan varata oikean kokoiset tilat. Ilmoittautumisen yhteydessä on myös mahdollista kysyä muita tärkeitä tietoja, joiden avulla voidaan tehdä tapahtumista niiden osallistujille hienoja elämyksiä.

Ilmoittautumisen päättymisen jälkeen on kätevää tulosta raportit, joista tapahtumanjärjestäjä voi tarkistaa vielä tapahtuman tilanteen ja suunnitella viime hetken valmistelut.

Suuret ja pienet tapahtumat vaativat aina paljon aikaa ja energiaa. Siksi olemme kehittäneet Kongressi-ohjelmiston, työkalun, jonka avulla voit kolminkertaistaa omat voimasi. Varaa ilmainen tarvekartoitus- ja Kongressin esittelyaika sähköpostitse: kongressi@dataprisma.fi.

Miten se toteutuu Kongressissa

Kongressi-ohjelmistolla voit luoda alennuskoodille prosentuaalisen alennuksen tai asettaa tietyn euromäärän. Voit myös syöttää Kongressiin varaamasi majoitukset, jolloin myös ne näkyvät ilmoittautumislomakkeella. Tämän jälkeen ohjelma hoitaa kiintiöiden varaamisen puolestasi aina kun osallistuja ottaa majoituksen.

Tapahtuman osallistujalistat ja muut raportit tulostuvat kätevästi suoraan Kongressista. Tapahtuman jälkeen on tärkeää tarkistaa talousraportit, joita Kongressista löytyykin monipuolisesti. Osallistujat voidaan lisätä omaan postitusluokkaansa ja lopuksi heille voidaan lähettää kiitosviesti Kongressin uuden sähköpostitoiminnon kautta.

Lähetä kaverille



Kysy lisää ja pyydä demo.